Một đầu việc có thể được mô tả bằng rất nhiều câu chữ. Nhưng trước khi bắt tay vào làm, điều cần rõ nhất là kết quả cuối cùng: hoàn thành việc này sẽ tạo ra điều gì, và ai có thể kiểm tra điều đó?
Một cấu trúc dễ sử dụng gồm năm phần: mục tiêu, việc cần làm, kết quả bàn giao, hạn chót và tiêu chí nghiệm thu. Mỗi phần giải quyết một câu hỏi khác nhau. Mục tiêu cho biết lý do. Công việc cho biết hành động. Kết quả xác định đầu ra. Hạn chót tạo mốc phối hợp. Tiêu chí nghiệm thu giúp các bên hiểu giống nhau về chất lượng.
Với một tài liệu, “đã viết xong” vẫn chưa đủ cụ thể. Có thể xác định đầu ra là một bản có đầy đủ nội dung, được người phụ trách rà soát, có số phiên bản và nằm đúng nơi lưu trữ. Khi cần sửa, mọi người biết mình đang sử dụng bản nào.
Trước khi giao việc tiếp theo, hãy thử viết một câu mô tả kết quả cần đạt, rồi bổ sung cách kiểm tra. Một vài phút làm rõ từ đầu thường giúp việc phối hợp ở phía sau thuận lợi hơn.