Trước khi viết một tài liệu, hãy xác định ai sẽ đọc và họ cần dùng nó trong tình huống nào. Câu trả lời này quyết định nội dung, độ dài và cách trình bày.
Một quy trình dành cho nhân viên mới cần chỉ rõ thứ tự thực hiện, đầu vào cần có và kết quả của từng bước. Một giáo án cần làm rõ mục tiêu, nội dung tại lớp và phần luyện tập tiếp nối. Một báo cáo cần ghi đúng kỳ dữ liệu và nguồn đối chiếu.
Khi hoàn thành bản đầu, hãy thử dùng tài liệu để thực hiện chính công việc mà nó hướng dẫn. Những chỗ phải hỏi thêm, đoán thêm hoặc tìm ở nơi khác là những chỗ cần bổ sung.
Tài liệu cũng cần được cập nhật. Ghi số phiên bản, ngày sửa và nội dung thay đổi giúp người đọc biết mình đang dùng bản nào. Khi có bản mới, nên rà lại những liên kết và biểu mẫu liên quan để giữ cả hệ thống nhất quán.